Pourquoi faire la carte grise au nom de son entreprise ?

Dans la majorité des cas, l'entreprise doit mettre des véhicules à la disposition des dirigeants et des employés pour leur permettre d'assurer leurs différentes missions. Le dirigeant peut utiliser son véhicule pour les déplacements professionnels, recourir à la location ou bien acheter un véhicule de société qui sera au nom de l'entreprise. Découvrez tous les enjeux et les démarches nécessaires pour faire une carte grise au nom de son entreprise.

Comment faire la carte grise au nom de l'entreprise ?

Les démarches pour faire une carte grise au nom d'une personne morale doivent se faire dans un délai d'un mois après l'acquisition du véhicule. Si vous souhaitez acheter un nouveau véhicule et le mettre au nom de votre entreprise, sachez que toutes les démarches doivent désormais être réalisées en ligne.

En effet, depuis l'entrée en vigueur du Plan Préfecture Nouvelle Génération (PPNG) en 2017, les démarches liées à la carte grise ne peuvent plus se faire en préfecture ou en sous-préfecture. Deux options s'offrent désormais aux entreprises pour faire les cartes grises de leurs véhicules.

Vous pouvez effectuer les démarches sur le site de l'ANTS ou celui d'un prestataire disposant d'une habilitation du Ministère de l'Intérieur. En vous fiant à un prestataire agréé comme Eplaque.fr, vous allez profiter d'une procédure simplifiée et obtenir un accompagnement tout au long des démarches pour faire une carte grise au nom de votre entreprise.

Vous aurez seulement à fournir les pièces requises, le prestataire se chargera de faire le changement de titulaire sur le certificat d'immatriculation rapidement. Vous n'aurez donc pas besoin de traiter avec l'ANTS, ce qui représente un gain de temps certain et considérable.

Jusqu'à ce que vous obteniez votre carte grise, un certificat provisoire d'immatriculation sera mis à la disposition de votre entreprise. Vous allez pouvoir l'utiliser pour circuler dans un délai maximum de 30 jours. Une fois la carte réalisée, elle sera envoyée à l'adresse de votre choix : celle du siège social ou d'un établissement secondaire.

Dans quel cas mettre la carte grise au nom de l'entreprise ?

La plupart des entreprises vont nécessiter des véhicules pour l'exercice de leurs activités. Il est très courant qu'une société mette des véhicules de fonction à la disposition de ses employés. C'est par exemple le cas pour les entreprises de construction, les sociétés commerciales dont les employés ont besoin de se déplacer afin de démarcher les prospects ou encore effectuer des livraisons…

Quel que soit votre domaine d'activité et peu importe l'utilisation du véhicule, vous pouvez être amené à effectuer différentes démarches liées à la carte grise. Aussi, une entreprise peut effectuer une demande de certificat d'immatriculation, un changement d'adresse de la carte grise, une démarche suite au changement de nom de la société…

Faire une carte grise au nom d'une société : quelles particularités ?

Les spécificités de la carte grise au nom d'une entreprise sont surtout relatives au statut de personne morale du propriétaire. Elle va engendrer des conséquences sur la responsabilité en cas d'infraction, la fiscalité, l'amortissement et l'usage du véhicule.

La carte grise au nom d'une entreprise se distingue d'abord par l'absence de retrait de points sur le permis. En effet, en cas de problème lié à la mauvaise conduite du véhicule, c'est l'entreprise qui sera tenue responsable et non le salarié qui l'a conduit. Ce sera ainsi à la société de supporter les réparations éventuelles suite à une infraction.

Par ailleurs, l'entreprise aura à payer des taxes et des charges liées à l'usage du véhicule. La TVS ou taxe sur les véhicules des sociétés est à payer une fois par an. Pour rappel, cette taxe s'applique à tous les véhicules utilisés en France par la société (loués ou mis à sa disposition), ceux immatriculés au nom de la société en France et ceux immatriculés au nom d'une personne physique, utilisés par les salariés et les dirigeants dont des frais kilométriques sont remboursés la société. Pour un véhicule de société, l'amortissement sera réalisé en fonction des résultats de l'entreprise.

Enfin, l'usage du véhicule est limité, contrairement aux véhicules privés. En effet, l'employeur va prévoir dans le contrat de travail l'usage que le salarié pourra faire avec le véhicule de fonction.

Les pièces justificatives nécessaires pour la demande de carte grise par une entreprise

Plusieurs documents doivent être fournis par votre entreprise pour mettre un véhicule à son nom. Notez que les pièces justificatives que vous aurez à fournir sont quasiment identiques à celles demandées aux particuliers. La principale différence, c'est que vous n'aurez pas besoin de fournir de permis de conduire étant donné que le titulaire de la carte grise sera une personne morale.

Découvrez toutes les pièces justificatives qui vous seront demandées par l'ANTS ou le prestataire à qui vous confierez la démarche :

• Un certificat de cession,
• Un extrait Kbis de la société délivré il y a moins de 2 ans,
• L'ancienne carte grise barrée et signée par l'ancien propriétaire,
• Un justificatif du contrôle technique (de moins de 6 mois) si le véhicule a plus de 4 ans,
• Un formulaire de demande de certificat d'immatriculation signé et cacheté par le responsable légal de la société,
• Un mandat d'immatriculation si la réalisation des démarches a été confiée à un prestataire habilité.

En vous fiant à un prestataire, vous allez profiter de l'accompagnement d'un spécialiste qui vous aidera dans toutes les démarches.

Les spécificités d'un véhicule de société

Une fois mis au nom de l'entreprise, le véhicule de société va entrer dans son patrimoine. D'abord, il faut faire la distinction entre véhicule de société et véhicule de service. Ce dernier sera utilisé pour le déplacement des cadres et de certains employés de l'entreprise. Il peut servir hors des activités de l'entreprise. Au contraire, le véhicule de société ou de fonction est celui qui aura une carte grise de société particulière. Il est utilisé uniquement dans le cadre du travail.

Sachez qu'en tant que dirigeant de société, vous pouvez utiliser votre voiture personnelle et vous faire dédommager par l'entreprise pour les déplacements professionnels que vous effectuez. Toutefois, l'achat de voiture de société reste la solution la plus avantageuse, notamment si vous êtes amené à effectuer des trajets longs. De plus, les dépenses courantes liées au véhicule comme les dépenses de carburant, les frais d'entretiens et de réparations…, peuvent être déductibles en totalité. Enfin, nous avons vu plus haut que l'entreprise devra s'acquitter de la taxe sur les véhicules de société (TVS), mais celle-ci ne sera pas déductible si l'entreprise est soumise à l'impôt sur les sociétés.